Szanowni Państwo,

wdrożenie przepisów RODO w Politechnice Łódzkiej zostało poprzedzone analizą ryzyka oraz identyfikacją zagrożeń. W wyniku tej analizy znaleziono szereg niedociągnięć związanych z niewłaściwym wykorzystywaniem przez pracowników różnego rodzaju komputerowych narzędzi komunikacji elektronicznej do komunikowania się ze studentami w procesie dydaktycznym. W szczególności problem dotyczy wielu prywatnych stron internetowych pracowników, na których prezentowane są dane osobowe studentów wraz z ocenami i wieloma innymi danymi. Aby ułatwić pracownikom Politechniki Łódzkiej przestrzeganie prawa dotyczącego ochrony danych osobowych, w dbałości o dobry wizerunek naszej uczelni, ustala się następujące trzy kanały komunikacji służbowej pracowników ze studentami. Są to:

1. System poczty elektronicznej PŁ (SPE) z zachowaniem zasady, że wszelka komunikacja służbowa odbywa się wyłącznie pomiędzy skrzynkami służbowymi pracowników i skrzynkami studenckimi w ramach SPE
2. Platforma WIKAMP, szczególnie zalecana do prezentowania studentom ocen z poszczególnych aktywności śródsemestralnych oraz wymiany/archiwizacji wszelkich opracowań powstających w ramach procesu dydaktycznego.
3. Wirtualny Dziekanat

Wymienione wyżej kanały powinny być od dnia 25 maja 2018 r wykorzystywane do wszelkiej komunikacji służbowej pomiędzy pracownikami i studentami, ze szczególnym uwzględnieniem korespondencji wymagającej przetwarzania danych osobowych (np. publikowanie ocen, omawianie prac dyplomowych i innych opracowań, zbieranie, przechowywanie i dyskutowanie innych dokumentów zawierających dane osobowe).

Wobec tego, że przegląd stron internetowych utrzymywanych na serwerach jednostek, dokonany przez Zespół ds. RODO, wykazał przypadki uchybienia przepisów zagrożone karą finansową dla uczelni, w tym być może naruszające dobra osobiste naszych pracowników i studentów, polecam kierownikom jednostek  natychmiastowe usunięcie z tych stron wszystkich plików, programów lub aplikacji, służbowych lub prywatnych zawierających dane osobowe, do których dostęp jest możliwy z zewnątrz, to jest bez konieczności logowania. W przypadku dokonania oceny, że takie dane osobowe są niezbędne do służbowej działalności jednostek, konieczne jest poddanie tych danych pseudonimizacji.
Proszę kierowników jednostek o złożenie oświadczenia z wykonanych konkretnych czynności do 25 maja b.r. na adres rbi@adm.p.lodz.pl  

prof. dr hab. inż. Sławomir Wiak
Rektor Politechniki Łódzkiej